金字塔汇报法
简介
工作汇报,无时不在,无处不在。职场中,我们每天都要做各种沟通和汇报,不管是什么形式、什么渠道的沟通汇报,都是为了把信息全面、简明、有组织的传递给对方,从而提高效率、达成共识。简单来说就是把事情想清楚讲明白,让对方轻松理解并记忆深刻。
那么,怎么汇报才能让对方认可你的成果呢?这就要用到金字塔汇报法了,金字塔汇报法来源于金字塔原理。
金字塔原理
金字塔原理是美国人巴巴拉·明托提出的一种关于思考逻辑的方法论。它很简单,核心思想是:“任何事情都可以归纳出一个中心论点,中心论点可由三至七个论点支持,每个论点可以由三至七个论据支撑,这样延伸下去,形状像一个金字塔,所以才叫金字塔原理”。
它的基本结构如下图所示:
那么这个原理为什么有效?因为人类思维有一个基本规律:大脑会自动将所发现的事物以某种逻辑模式组织起来,也就是说大脑有对事物进行归纳组织的偏好。
也就是大脑善于将信息归类分组,以便于理解和记忆。读者会将读到的思想进行归类分组和总结概括,以便记住。因而如果你按照大脑的运行规律进行写作,读者将更容易理解作者想表达的意思。是不是和我们中学写作文的总分结构类似。
金字塔原理的四个基本原则
当我们在运用金字塔原理的时候,应遵守四个基本原则。这些原则使我们在汇报时能够让对方快速地抓住重点,清楚地理解内容,牢固地记住信息。
当你在运用金字塔原理的时候,应遵守的四个基本原则:
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结论先行:每篇文章只有一个中心思想,并放在文章的最前面。
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以下统上:每一层次上的思想必须是对下一层次思想的总结概括。
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归类分组:每一组中的思想必须属于同一逻辑范畴。
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逻辑递进:每一组中的思想必须按照逻辑顺序排列。
结论先行
如果你想对别人输出信息(文章、汇报、报告、演讲等),在一开始的时候就应该抛出结论,也就是你想要传达的中心思想。
因为如果你讲的内容比较多,别人找不到重要的结论,可能根本没兴趣认真听完;如果别人听完不明确你的结论或者把结论搞错了,最后你的输出汇报效果也会大打折扣。
所以我们要让结论先行,具体的技巧可以用六句口诀总结:
先重要后次要,先总结后具体,先框架后细节,先结论后原因,先结果后过程,先论点后论据
☞ 举个例子: 当你要论证一个观点的时候,可以通过不断的追问和回答,来推进整体的论述。比如下面“猫适合当宠物”的观点。
按照这六句口诀进行汇报,基本上就涵盖了别人关注的内容。如果时间有限,你可以只讲口诀中需要先讲的内容,后讲的内容可以直接不讲,只要做好准备应对提问就行了。
就算时间充足,口诀中后讲的内容也不要花太久,建议按照二八原则来分配时间,80% 的时间给先讲的内容,20% 的时间给后讲的内容。
以上统下
光有结论是不行的,这个结论还得让别人信服。所以我们采用自顶向下的结构来组织逻辑,先提出结论,然后不断提供能支持以上观点的思想,用下层的信息来支撑上层的结论。
☞ 举个例子: 我们要开拓东南亚手游市场就是我们的结论,为了论证这个结论。我们提出3个论点来支持这个结论。
归纳分组
用自顶向下的结构来组织逻辑时会遇到一个问题:下层的数量几个比较合适呢?所以,很多时候我们采用先发散,后总结的自下而上法。用这种方式思考,不仅更容易找到逻辑结构,也更容易培养你的结构化思维。
- 尽可能列出所有思考的要点
- 找出关系,进行分类(将具有共同点的事实、思想或观点归类分组,并概括其共同性。其中在归纳时,应遵循 MECE 原则)
- 各部分之间相互独立,相互排斥,没有重叠。(Mutually Exclusive )
- 所有部分完全穷尽,没有遗漏。(Collectively Exhaustive)
- 总结概括要点,提炼观点
- 观点补充,完善思路
☞ 举个例子: 当一个人在思考去大城市还是小城市的时候,他可以先将思考的要素罗列出来,对要点进行分类,最后再总结提炼出自己的决策。整体的思路呈现一个倒金字塔的形式。
- 一般来说,分组数量尽量不要少于 3 个,如果少于 3 个,你就要检查一下分析是不是全面,有没有遗漏某些要点。
- 另一方面,极限是 7 个,最好是 5 个以内,因为人类的短期记忆是有局限的,同级别数量太多别人记不住
逻辑递进
根据金字塔原理的第二条规则,所有列入同一组中的思想必须具有某种逻辑顺序。罗列是一种将想法排列出来并审视的好方法,但在这个基础上,我们还需要进一步思考,找出每组中的各个想法之间确实存在某种内在的逻辑关系。
主要有三种逻辑顺序,分别是时间/步骤顺序、空间/结构顺序和程度/重要性顺序。
✪ 时间顺序:在按照时间顺序组织的思想组中,你要按照采取行动的顺序(第一步、第二步、第三步)依次表述达到某一结果必须采取的行动。
☞ 举个例子:当你在思考如何举办一场活动时,可以根据步骤顺序进行思考。
✪ 结构顺序:结构顺序就是当你使用示意图、地图、图画或照片想象某事务时的顺序,如组织结构图、关键成功要素示意图等。
☞ 举个例子: 公司组织结构图
✪ 程度(重要性)顺序:明确每组中的项目(思想、观点、问题等)具有共同特性,根据每个问题具有该特性等程度高低排序,先强后弱,先重要后次要。
☞ 举个例子: 当你在思考纽约经济衰退的原因并进行结构呈现时,可以根据重要程度进行排列。
金字塔汇报法
我们了解了金字塔原理,那么具体到真实的工作场景,该如何汇报工作进展或者成果呢?
汇报目的
我们日常工作中,常见需要汇报场景:
- 知会:项目进展顺利,向领导或者团队成员知会项目进度、工作安排及下步计划等,对方可能会提出建议;
- 协调资源:项目推进中,跨部门跨团队协调、资源协调(人力、资金)等需要领导出面摆平的事情,及时向领导汇报,勿影响项目进度。
- 领导做决定:项目发现的问题,或者关键问题亟待领导拿主意,需要事先准备好方案,领导可能采纳你的方案,也可能提出其它方案;
汇报的对象
汇报的受众不同,汇报的重点及形式也完全不同,熟悉汇报的受众,对于准备汇报演讲极其重要。可从如下4点深入思考受众:
- 我的受众是谁(受众画像及特征)?
- 他们的需求/痛点是什么?
- 讲完之后,我想要他们做什么?
- 怎样才能让他们行动起来?
确定主题
建立金字塔结构化思维:定题→头脑风暴→分类→标题→排序→补充
- 定题:要确定汇报主题;
- 头脑风暴:项目成员针对主题头脑风暴,发挥想象力,大家把所有idea都罗列下来;
- 分类:把所有的idea分类,建议分为3-5类,不建议太多或太少;
- 标题:给每类起个标题,每类的标题将是文章/材料的论点;
- 排序:横向给标题排序,按照优先级/时间顺序/流程顺序等维度排序,即是论点在文章/材料的呈现顺序;纵向给每类标题下的idea排序,即给每个论点下的论据排序;
- 补充:结合前面5步的梳理,可以补充相关内容
如何讲论据:提出的论点必须要有根据,即必须举出充足、有力的证据(论据)证明论点的正确性、可行性。常见的论据表现形式有:
- 讲故事,列举具体案例、事实;
- 数据统计,数据更有说服力;
- 专家证言,引用经典著作和权威性言论,即名人名言;
- 类比,引用相似的对象,推断说明论点的可信度;
如何做一场好的汇报
汇报前,我们可以提前做一些准备。要讲自己所知道的,采用金字塔原理提前思考好发言提纲,模拟预演,从各种发言中积攒经验并运用。
- 汇报工作说结果:把结果给领导,结论先行;
- 请示工作说方案:不让领导做问答题,让领导做选择题;
- 总结工作说流程:找出关键点、失误点、反思点;
小结
工作汇报,关键是要了解汇报对象及目的、提前做好准备、学会放松、允许自己犯错、关键是要放下脸面。